چرا استفاده از اپ برنامه ریزی شخصی در روزهای شلوغ کاربردی شده است؟

به گزارش سایت دیدبان ایران؛ بعضی روزها از همان صبح شلوغ به نظر می‌رسند؛ چند کار عقب‌افتاده، پیام‌های پاسخ‌داده‌نشده، قرارهای مختلف، خرید، مسئولیت‌های کاری یا تحصیلی و کارهای شخصی همزمان در ذهن می‌چرخند.

مشکل همیشه کمبود وقت نیست. گاهی مسئله این است که دقیق نمی‌دانیم چه کارهایی باید انجام شوند، کدام مورد مهم‌تر است و هر فعالیت چقدر زمان لازم دارد.

برنامه ریزی شخصی می‌تواند این پراکندگی را کمتر کند، به شرط اینکه براساس ظرفیت واقعی روز نوشته شود.

چرا بعضی روزها بیش از حد شلوغ به نظر می رسند؟

وقتی چند فعالیت مختلف فقط در ذهن نگهداری شوند، بخشی از تمرکز ما دائماً صرف به خاطر سپردن آن‌ها می‌شود.

ممکن است در یک روز خرید، مطالعه، ورزش، یک تماس مهم، انجام کار اداری و تکمیل یک فعالیت کاری را همزمان داشته باشیم. هرکدام ساده‌اند، اما کنار هم باعث می‌شوند روز پیچیده‌تر از چیزی که واقعاً هست به نظر برسد.

اولین قدم این است که تمام کارها را از ذهن خارج کنیم و در یک محل مشخص ثبت کنیم.

پراکندگی کارها خودش یک مشکل است

گاهی اطلاعات مربوط به برنامه روز در چند جای مختلف پخش شده‌اند؛ یک قرار داخل تقویم، یک کار در پیام‌رسان، خریدها داخل Notes و چند فعالیت دیگر فقط در ذهن.

در این شرایط برای فهمیدن برنامه امروز باید چند منبع مختلف را بررسی کنیم.

داشتن یک محل مشخص برای ثبت فعالیت‌ها کمک می‌کند تصویر واضح‌تری از روز داشته باشیم و احتمال فراموش شدن کارها کمتر شود.

فهرست بلند کارها همیشه مفید نیست

ثبت کارها مفید است، اما یک تودولیست طولانی الزاماً برنامه روزانه محسوب نمی‌شود.

اگر ۱۰ یا ۱۲ کار برای یک روز ثبت کنیم، معمولاً ابتدا سراغ فعالیت‌های سریع‌تر می‌رویم. در نتیجه ممکن است چند کار کوچک انجام شوند، اما فعالیت اصلی همچنان باقی بماند.

بهتر است قبل از شروع روز فقط دو یا سه کار مهم را مشخص کنیم.

برای مثال:

• تکمیل یک گزارش

• انجام یک کار اداری

• یک ساعت مطالعه

بقیه فعالیت‌ها هم می‌توانند در برنامه باشند، اما این موارد اولویت بیشتری دارند.

برای هر کار زمان تقریبی در نظر بگیرید

یکی از دلایل غیرواقعی شدن برنامه‌ها این است که زمان موردنیاز فعالیت‌ها را حساب نمی‌کنیم.

ممکن است برای امروز خرید، مطالعه، ورزش، مراجعه به بانک و تکمیل یک پروژه را نوشته باشیم، اما مجموع زمان آن‌ها بیشتر از ساعات آزاد روز باشد.

داشتن یک اپ برنامه ریزی شخصی ایرانی می‌تواند کمک کند به‌جای یک فهرست ساده، برای کارها روز، ساعت، مدت و اولویت مشخص کنیم و قبل از شروع روز ببینیم چه مقدار فعالیت واقعاً در برنامه جا می‌شود.

تمام ساعات روز را پر نکنید

یکی دیگر از اشتباهات رایج این است که تمام زمان آزاد را به کارهای مختلف اختصاص دهیم.

در واقعیت همیشه احتمال تغییر وجود دارد؛ ممکن است جلسه طولانی‌تر شود، رفت‌وآمد بیشتر زمان ببرد یا یک کار غیرمنتظره پیش بیاید.

اگر برنامه هیچ فضای خالی نداشته باشد، یک اتفاق کوچک می‌تواند کل برنامه را به هم بزند.

برای روزهای شلوغ بهتر است بخشی از زمان را عمداً آزاد بگذارید.

اگر معمولاً با برنامه‌های فشرده درگیر هستید، مطالعه درباره مدیریت زمان برای روزهای شلوغ می‌تواند کمک کند برنامه را براساس ظرفیت واقعی روز تنظیم کنید.

کارهای جدید را همان لحظه ثبت کنید

خیلی از کارها از قبل قابل پیش‌بینی نیستند.

ممکن است وسط روز متوجه شوید فردا باید با کسی تماس بگیرید یا هفته آینده یک کار اداری انجام دهید.

اگر این فعالیت‌ها فقط در ذهن باقی بمانند، احتمال فراموش شدن آن‌ها بیشتر می‌شود.

بهتر است امکان ثبت سریع کار وجود داشته باشد؛ حتی اگر جزئیات کامل آن را بعداً مشخص کنید.

کار، تحصیل و زندگی شخصی را کنار هم ببینید

برنامه روزانه فقط مربوط به کار یا درس نیست.

ورزش، خرید، استراحت، مطالعه شخصی و کارهای خانه نیز از همان زمان محدود روز استفاده می‌کنند.

برای همین بهتر است برنامه، تصویر کلی‌تری از روز داشته باشد.

مثلاً:

09:00 تا 11:00 — کار اصلی

12:00 — تماس

15:00 — کار اداری

17:00 — خرید

19:00 — ورزش

21:00 — مطالعه

چنین ساختاری کمک می‌کند قبل از اضافه کردن کار جدید متوجه شویم واقعاً برای آن زمان داریم یا نه.

ابزار شخصی باید ساده باشد

برای مدیریت کارهای شخصی معمولاً نیازی به امکانات پیچیده مدیریت تیم، گزارش‌های سازمانی و ساختارهای چندلایه پروژه نیست.

چند قابلیت ساده اهمیت بیشتری دارند:

• ثبت سریع کار

• تعیین روز و ساعت

• تعیین مدت

• مشخص کردن اولویت

• دسته بندی

• فعالیت‌های تکرارشونده

هدف ابزار برنامه ریزی باید ساده‌تر کردن روز باشد، نه اینکه خودش تبدیل به یک کار اضافی شود.

اپ ایرانی چه مزیتی دارد؟

بسیاری از اپلیکیشن‌های خارجی ابزارهای خوبی برای مدیریت کارها هستند. در کنار آن‌ها، اپ‌های ایرانی می‌توانند مزیت‌هایی مثل رابط فارسی، ساختار راست‌چین، پرداخت ریالی و پشتیبانی فارسی داشته باشند.

وقتی قرار است از یک برنامه هر روز استفاده شود، همین جزئیات می‌توانند تجربه کاربری را ساده‌تر کنند.

راهمون؛ ابزاری برای برنامه ریزی شخصی

راهمون یک ابزار فارسی با تمرکز بر برنامه ریزی شخصی و مدیریت کارهای روزانه است.

در بخش برنامه ریزی می‌توان فعالیت‌ها را ثبت کرد و برای هر کار روز، ساعت، مدت، اولویت، دسته بندی و تگ مشخص کرد. همچنین فعالیت‌هایی که به‌صورت منظم تکرار می‌شوند می‌توانند به شکل تکرارشونده ثبت شوند.

تمرکز این بخش روی مدیریت کارهای شخصی است و کاربر برای برنامه ریزی روزانه با امکانات مربوط به مدیریت تیم یا ساختارهای سازمانی درگیر نمی‌شود.

چند دقیقه در پایان روز کافی است

در پایان روز چند دقیقه برنامه را مرور کنید.

بررسی کنید چه کارهایی انجام شده‌اند، چه چیزی عقب افتاده و مهم‌ترین فعالیت فردا چیست.

اگر یک کار چند روز پشت سر هم منتقل می‌شود، شاید بیش از حد بزرگ است یا اولویت واقعی ندارد.

این مرور کوتاه کمک می‌کند برنامه فردا براساس تجربه واقعی روز قبل نوشته شود.

جمع بندی

روزهای شلوغ همیشه به معنی کمبود وقت نیستند. پراکندگی کارها، نبود اولویت و برنامه ریزی بیش از ظرفیت روز نیز می‌توانند باعث آشفتگی شوند.

ثبت فعالیت‌ها در یک محل، مشخص کردن چند اولویت اصلی، تخمین مدت کارها و باقی گذاشتن فضای خالی می‌تواند برنامه را واقع‌بینانه‌تر کند.

یک ابزار برنامه ریزی شخصی نیز زمانی مفید است که این فرایند را ساده‌تر کند و کمک کند بدانیم چه کاری، در چه زمانی و با چه اولویتی باید انجام شود.

هدف برنامه ریزی این نیست که تمام ساعت‌های روز کنترل شوند؛ هدف این است که کارهای مهم میان شلوغی روزمره فراموش نشوند.